Manual de Procesos BUK
Guía operativa de los módulos Workflow, Selección y Onboarding en BUK, para uso de reclutadores/as, supervisores/as y equipo de Desarrollo Organizacional de Veltis Latam.
Cada módulo se explica en el orden en que ocurre el proceso real: primero se solicita el cargo (Workflow), luego se ejecuta la búsqueda y evaluación de personas (Selección), y finalmente se prepara el ingreso del nuevo colaborador o colaboradora (Onboarding). Usa el menú de la izquierda para saltar directo a la sección que necesitas.
Este documento está pensado para poder editarse a medida que BUK o nuestros procesos cambian. El botón «Editar contenido» (abajo a la derecha) permite modificar cualquier texto resaltado directamente sobre esta misma página.
Módulo donde nace toda contratación: aquí se solicita una vacante y se aprueba antes de pasar a selección.
Selecciona el formulario correspondiente a tu contrato o faena. De esta elección dependen automáticamente las jornadas disponibles, las aprobaciones requeridas y el equipo de reclutadores asignado.
Completa todos los campos obligatorios del formulario: Empresa, Sub-área, Cargo, Jornada, Sueldo, Vacantes, Búsqueda, Reclutador(es), Ubicación, Descripción y Requerimientos.
- Sub-área: corresponde al campo «Jornadas Aprobadas». Al seleccionar el contrato, indica la jornada con la que será contratada la persona — actúa como centro de costo.
- La información debe quedar muy clara: será revisada por quienes aprueban el movimiento, y de ella dependerán una o más contrataciones.
Quien aprueba puede tomar una de tres acciones sobre la solicitud:
deja un comentario con lo que falta
si la solicitud no aplica
pasa a Selección
Módulo donde se ejecuta el proceso de reclutamiento: desde iniciar el proceso hasta mover a la persona contratada a Onboarding.
El listado de procesos se organiza en un pipeline: Iniciado (proceso iniciado por el/la especialista), Pendiente (aún no se inicia), Finalizado, Cancelado y Todos.
- Ícono de lápiz (editar proceso): renombrar la vacante con el formato
CARGO | OPERATIVA | CLIENTE | FAENA, y asignar el equipo de reclutadores/as junto con un supervisor o supervisora temporal — el entrevistador técnico designado por el equipo RL-Operaciones. - Ícono de play: inicia el proceso de selección.
Etapas del proceso
Se envía a cada postulante un formulario de participación en prueba técnica (Sí / No, con casilla para justificar un «No»).
- Si responde Sí: avanza y el/la especialista debe accionar el envío masivo de la prueba técnica correspondiente (Operadores o Mantenedores). Esto activa en cadena: envío de la pauta conductual, notificación por correo a reclutadores y a la o el supervisor, y el movimiento automático a Etapa 1.
- Si responde No sin justificar: se descarta automáticamente del proceso.
- Si responde No y justifica: se envía un correo al especialista a cargo para revisar el caso de forma personal.
El formulario a seleccionar depende del cargo — por ejemplo, para un soldador 4G corresponde el formulario ET-SOLDADOR/A 4G.
técnica
Al mover a un postulante a esta etapa se envía automáticamente un formulario de solicitud de documentos. Si el postulante lo completa mal o falta algo, se envía un formulario de refuerzo (pre-ingreso) con los mismos campos, todos opcionales, para cargar solo lo que falta.
La persona a cargo de la entrevista (supervisor/a de operaciones que valida técnicamente) debe ingresar a la ficha del postulante y:
- Resumen: revisar el currículum.
- Formularios: revisar las respuestas de la Evaluación Técnica Digital (ETD).
- Entrevista (Scorecard): generar la entrevista evaluando según la rúbrica, y guardar la evaluación.
Con el Scorecard ya evaluado, se debe mover manualmente al postulante desde Etapa 1 a Etapa 1.1 (mantener presionado sobre la tarjeta de la persona y arrastrarla). Esto notifica automáticamente al equipo de R&S sobre el avance o descarte del candidato o candidata.
Mover a un postulante a esta etapa activa un correo automático a la consultora externa (5S), con copia al equipo ingresado en el campo «Reclutadores».
Esta etapa no tiene automatizaciones. El/la especialista debe agendar la hora con ACHS, modificar la ficha de personal agregando la fecha del examen, hacer seguimiento, e indicar al postulante que debe completar el formulario de «Solicitud de Documentos».
Sin modificaciones ni automatizaciones configuradas a la fecha.
- Etapa 6: reemplazada por la etapa «Contratados».
- Etapas 7 y 8: eliminadas sin reemplazo, para optimizar el proceso de reclutamiento.
- Etapa FP (Fuera de Proceso): eliminada. La acción pasa a llamarse «Descartados» y debe aplicarse directamente en la etapa donde corresponda descartar al postulante.
Al mover a una persona a la etapa «Contratados» se activan estos procesos:
- Se envía un correo de cierre de proceso e inicio de onboarding.
- Se abre una ventana emergente («Preparar Onboarding») donde se deben verificar los datos e ingresar la fecha de ingreso antes de continuar.
- Se gatilla automáticamente un proceso pendiente en el módulo de Onboarding.
- Se envía una encuesta de satisfacción del proceso de R&S.
Contratados
Módulo donde se prepara el ingreso formal del nuevo colaborador o colaboradora, hasta la creación de su ficha de personal.
Al ingresar al módulo de Onboarding, haz clic en el ícono de play para iniciar el proceso de cada colaborador o colaboradora pendiente.
Elige «Utilizar colaborador que aún no ingresa» o selecciona uno existente, y completa: nombre, correo, empresa, área, cargo, encargado/a del proceso de onboarding y fecha de ingreso.
- Plantilla de procesos: selecciónala según el nombre del/la Gestor(a) de Incorporación correspondiente.
- Plantilla de pre-ingreso: selecciona siempre
Inicio de Contratación | Pre-ingreso.
Al hacer clic en Siguiente: se envía un correo al responsable de onboarding, un correo al responsable de cada tarea asignada, y el formulario de ficha de ingreso al postulante para que lo complete.
Usa «Ver flujo» para revisar en qué etapa se encuentra cada colaborador o colaboradora según la tarea asignada.
Cuando el postulante responde el formulario de ficha de ingreso, se debe:
- Verificar los datos de forma de pago: forma de pago, banco, tipo de cuenta y número de cuenta.
- Seleccionar la plantilla de alta «Alta Simple».
- Aprobar si todo está en orden — esto finaliza el proceso de completar la «Ficha de Vinculación».
- Verifica los datos de ingreso a la compañía.
- Verifica los campos de empresa asociados a la contratación.
- Si el onboarding corresponde a un excolaborador o excolaboradora, usa el campo «Ficha destino → Crear ficha nueva».
Al solicitar, si todo está en orden, se activa automáticamente una ficha de personal con el correlativo F1 o superior.
Este paso se ejecuta automáticamente mediante un gatillador del sistema.
La información generada por el/la Gestor(a) de Incorporación (fecha de ingreso, previsión, forma de pago, grupo familiar) se carga de manera automática en la ficha.
La información y los documentos cargados por el postulante durante el proceso de Selección (por ejemplo, en la carpeta «Postulación») quedan disponibles automáticamente en la pestaña Documentos de su ficha de personal.
Flujo de tareas de habilitación que se hace seguimiento tras la creación de la ficha de personal:
- Ficha de Personal
- Entrega de Implementos de Trabajo
- Acreditación de Personal
- Cápsulas Obligatorias de Formación
- Inducción General
- Cursos Habilitadores Básicos
- Activación de Fichas
- Inducción Específica al Puesto
- Trabajador Operativo en Faena
Por qué BUK reemplaza a las herramientas anteriores (PGP y ADP) para la gestión de dotación.
| Función | PGP | ADP | BUK |
|---|---|---|---|
| Valor Impacto económico del proceso |
Sistema creado solo para seguimiento, no para contratación o desvinculación; buena respuesta con altas bases de datos. | Alto impacto económico por la generación de documentos contractuales para el área de remuneraciones. | Combina ambas capacidades y las potencia con nuevas tecnologías y mejora continua. |
| Rendimiento | Alto rendimiento en bases de datos y vinculación a SQL; falla en actualizaciones y baja seguridad. | Alta seguridad; baja gestión de datos y rendimiento. | Combina potencia y alcance, resolviendo el dataset en tiempos de respuesta «por hora». |
| Funciones | Funcionalidades a demanda. | Sin capacidad de generar nuevas funcionalidades. | Alta capacidad de respuesta y adaptación a nuevas funciones y vinculaciones externas. |
| Usabilidad | Solo navegador web. | Solo navegador web. | Alta adaptabilidad a distintas pantallas. |
| Soporte | Soporte externo. | Soporte externo. | Soporte interno, a través de MDA y SAC BUK. |